Consulter, reproduire et réutiliser des documents
Consultation sur place
Conditions d'accès
L'accueil du public se fait au bâtiment principal situé 24, avenue Gambetta.
Avant l’entrée en salle de lecture, il est obligatoire de déposer ses effets personnels (vêtements d’extérieur, sacs, sacoches, etc.) dans un casier prévu à cet effet.
Le public dispose, pour l'aider dans sa recherche, de guides, d'inventaires, de répertoires et d'ouvrages historiques de référence en accès direct dans la salle de lecture. Il peut également obtenir des renseignements auprès du personnel qui est là pour l'orienter dans ses premières démarches et le conseiller sur la méthode à suivre.
Les documents microfilmés (les registres paroissiaux et l'état civil déposés par les communes) sont communiqués uniquement sous cette forme. Un seul lecteur de microfilms est à la disposition du public.
L'accès et la consultation des ouvrages et documents communicables se font selon les textes en vigueur et sont entièrement gratuits.
Tout lecteur fréquentant les Archives départementales s’engage à respecter le règlement de la salle de lecture.
La série W contient l'intégralité des archives publiques produites dans le département, à compter du 10 juillet 1940, relatives à l'action administrative en Charente. Celles postérieures à 1960 sont conservées sur un site annexe et doivent par conséquent faire l'objet d'une demande de consultation préalable écrite à l'adresse suivante : archives16@lacharente.fr
Merci de prévoir un délai de prévenance de sept jours pour leur examen en salle de lecture.
Inscription
La salle de lecture des Archives départementales est ouverte à tout citoyen, quels que soient son âge et sa nationalité. L’inscription est gratuite, sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire) auprès du président de la salle de lecture. L’inscription est valable pour l’année civile en cours.
Lors de votre inscription, une carte de lecteur nominative et strictement personnelle vous est remise, nécessaire pour demander des documents originaux ou consulter des documents microfilmés et/ou numérisés.
Règlement de la salle de lecture
Le président de la salle de lecture vous accueille lors de votre venue et procède à votre inscription. Son rôle est de vous guider et de vous orienter vers les documents correspondant à vos recherches, mais il n’est pas tenu d’effectuer ces recherches en votre lieu et place.
Le nombre des communications est limité à 10 par personne et par jour. Trois articles peuvent être commandés lors d’une même demande, mais les documents vous sont communiqués un par un, pour éviter tout risque de déclassement. La consultation des microfilms et des documents numérisés est libre.
Ni les documents ni les places en salle de lecture ne peuvent être réservés à l’avance. Il vous est en revanche possible de mettre des documents demandés en réserve pour une consultation ultérieure. Ces documents seront alors à votre disposition en salle de lecture pour une durée de huit jours.
La levée des demandes de communication a lieu toutes les demi-heures de 9 h 15 à 11 h 45 et de 13 h 30 à 16 h.
Il ne sera délivré aucune photocopie entre 11 h 45 et 13 h et après 16 h30.
Des ordinateurs sont à votre disposition pour la consultation des archives numérisées ainsi qu’une collection des répertoires et une bibliothèque d’ouvrages usuels.
- Le règlement intérieur est affiché en salle de lecture et vous est en outre remis lors de votre première inscription. Destiné à préserver pour les générations futures les documents fragiles et uniques que constituent les archives, il fixe un certain nombre de règles dont le respect s’impose à chacun.
- Vestiaire : les lecteurs sont tenus de déposer leurs effets personnels (sacs à main, chemises cartonnées, sacoches d’ordinateurs ou d’appareils photographiques…) dans l’un des casiers prévus à cet effet préalablement à leur entrée en salle de lecture.
- Attribution des places : les lecteurs choisissent une place libre en salle de lecture. Les places ne peuvent être réservées d’une séance sur l’autre. Le président de la salle de lecture peut dans certains cas imposer la consultation d’un document à une place déterminée (consultation de documents précieux, consultation par dérogation aux délais de communicabilité).
- Police des salles (discipline) : la salle de lecture est un lieu de travail, où le silence est de mise. Il est interdit d’y introduire de la nourriture ou des boissons (un espace détente est à disposition des lecteurs) et d’y pénétrer avec des animaux (à l’exception des chiens des personnes souffrant d’un handicap visuel). Les téléphones portables sont tolérés en mode silencieux et sous réserve que la prise d’appel se fasse en dehors de la salle de lecture. Les documents sont consultables exclusivement sur place et ne peuvent être empruntés.
- Préservation des documents : seul le crayon à papier est autorisé pour la prise de notes. Il est interdit d’écrire sur les documents ou de les décalquer. Tout instrument susceptible de porter atteinte à l’intégrité des archives doit être laissé à l’extérieur de la salle de lecture. La communication est strictement personnelle. Les lecteurs sont tenus de préserver l’ordre dans lequel les documents sont classés au sein d’un article.
- Prévention contre le vol : les personnes chargées d’assurer le service du public sont responsables de la surveillance des salles et habilitées à procéder à des contrôles. Les agents de salle assermentés peuvent dresser procès-verbal en cas d’infraction au code pénal et, en cas de suspicion de vol, à empêcher toute sortie des salles jusqu’à l’arrivée d’un officier de police judiciaire.
Sans préjudice des poursuites pénales prévues en cas de dégradation ou de vol, le non-respect du règlement peut entraîner l’exclusion de la salle de lecture et la suspension ou le retrait de la carte de lecteur.
Consulter le règlement intérieur de la salle de lecture (Pdf 300 Ko)
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Consultation à distance
Outre les documents consultables dans la salle de lecture des Archives, il est possible, selon les documents à consulter ou selon vos besoins, de faire vos recherches à distance. Quel type de recherches sont satisfaites à distance ?
Les instruments de recherche et certains fonds d'archives sont progressivement mis en ligne. Consultez régulièrement la rubrique les Echos de la num sur la page d'accueil du site, nous vous informons au fur et à mesure des nouveaux fonds disponibles en ligne. Ces bases mises à votre disposition vous permettront d'identifier les fonds d'archives utiles à votre recherche.
Consulter les instruments de recherche en ligne et repérer les cotes des documents à consulter sur place.
Consulter directement les fonds d'archives qui ont été numérisés.
Consulter les microfilms
Pour consulter des microfilms de nos collections dans un autre service d'archives, il vous faut :
- Rechercher les références sur le répertoire disponible sur note site (deux bobines à la fois maximum),
- Vous déplacer dans le service d'archives de votre choix pour remplir le formulaire de demande de prêt,
- Remettre deux pochettes à bulles format 29 x 33 cm et se procurer dans un bureau de poste un formulaire "collissimo access sans signature" affranchi à 10,56 €,
- Dès réception, le délai de consultation en salle de lecture est d'un mois,
- Le service demandeur transmettra les pièces nécessaires au service prêteur.
Pour consulter dans nos locaux des microfilms venant d'un autre service d'archives, il vous faut :
- Contacter le service prêteur pour connaître les références des microfilms ainsi que les modalités d'envoi,
- Vous déplacer dans nos locaux pour remplir le formulaire de demande de prêt,
- Remettre deux pochettes à bulles format 29 x 33 cm et se procurer dans un bureau de poste un formulaire "collissimo access sans signature" affranchi à 10,56 €,
- Vous serez contacté par téléphone dès réception des microfilms,
- Le délai de consultation en salle de lecture est d'un mois.
Consulter le répertoire des microfilms (Pdf 134 Ko)
Faire une recherche à distance
Les services d'archives publics ne sont pas tenus d'effectuer des dépouillements exhaustifs en lieu et place des particuliers, susceptibles d'entraver la bonne marche du service public.
Des recherches à distance peuvent être effectuées par le personnel des Archives départementales de la Charente.
Quel type de recherches sont satisfaites à distance ?
- toutes les recherches d'ordre juridique ou administratif peuvent être réalisées à distance. Les recherches elles-mêmes sont gratuites, mais les pièces reproduites qui vous seront transmises sont payantes.
Faites ici votre demande de recherche par correspondance et/ou de reproduction
- concernant les recherches relevant d'un pur intérêt historique ou généalogique, les services d'Archives ont pour mission d'orienter les chercheurs vers des sources documentaires ou bibliographiques et non de se substituer à eux dans les recherches qu'ils mènent. Seules les sources ou références de documents seront indiquées aux chercheurs afin qu'ils viennent les consulter.
Si vous ne pouvez vous déplacer, vous avez la possibilité de vous adresser à un autre chercheur amateur, à un généalogiste professionnel ou à un adhérent d'une association qui consultera les documents à votre place.
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Communicabilité
D'une manière générale, les archives publiques sont communicable de plein droit.
Les délais de communicabilité des archives publiques sont fixés par la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs et la loi du 15 juillet 2008 sur les archives. Certaines exceptions ont cependant pour objet de protéger la vie privée, la sécurité des personnes ou la sûreté de l’État.
Consulter les délais de communicabilités (Pdf 205 Ko)
Les dérogations aux délais légaux sont possibles, pour des recherches scientifiques et selon des modalités strictement définies. Les fonds d’origine privée, donnés ou déposés, sont soumis aux conditions fixées par le donateur ou le déposant.
Feuillet intercalaire portant identification des documents (Pdf 535 Ko)
La mise en ligne des documents d'archives sur Internet
Par sa délibération du 12 avril 2012, dite AU 029, « portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d’archives publics », la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a déterminé plusieurs délais de mise en ligne – différents des délais de communicabilité – des documents comportant des données à caractère personnel :
- 25 ans pour les actes de décès de l’état civil ;
- 75 ans pour les actes de mariage de l’état civil ;
- 75 ans pour les actes de naissance de l’état civil avec occultation des mentions marginales, ou 100 ans sans occultation de ces mentions ;
- 100 ans pour les autres documents comportant des données à caractère personnel, sauf s’il s’agit de « données sensibles » au sens des articles 81 et 92 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite loi Informatique et Libertés ;
- 150 ans pour les « données sensibles » au sens de l’article 8 précité, ou 100 ans si les documents ne sont accessibles qu’après création d’un compte-utilisateur.
L’AU 029 n’autorise pas la mise en ligne des documents comportant des données sensibles au sens de l’article 9 de la loi Informatique et Libertés.
Enfin, la mise en ligne de bases de données nominatives associées aux documents n’est autorisée que pour les documents de plus de 120 ans.
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Reproduction
Tarifs des prestations
Par souci de simplicité, il a été convenu qu’une vue est égale à une page manuscrite ou imprimée.
Reproduction à la demande de documents jusqu’au format A2 ou 40x60 (numérisation haute définition 300dpi)
Un tarif forfaitaire s’applique à chaque demande, quel que soit le nombre de vues demandé.
Les prestations de numérisation sont limitées à 30 vues par demande et par mois et à 5 cotes par demande.
- Tarif forfaitaire pour le traitement de chaque demande : 2.00 €
- + tarif unitaire par vue : 0.50 €
Le public est incité à faire preuve de retenue sur le nombre de ses demandes.
En tout état de cause, les Archives se réservent le droit de ne pas donner suite à une demande de reproduction si celle-ci est abusive (art. L311-2 du CRPA ), ou si les Archives n’ont pas la possibilité technique d’y répondre.
Impression d’images numérisées (tarif/vue)
- A4 noir et blanc : 0.20 €
- A4 couleur : 1.00 €
- A3 noir et blanc : 0.40 €
- A3 couleur : 2.00 €
Envoi postal
Un tarif forfaitaire de 3€ est appliqué jusqu’à 20 documents en format A4, en plus du coût de la numérisation et/ou de l’impression.
Toute demande d’envoi postal de plus de 20 documents (ou de tout document dépassant le format A4), fera l’objet d’un devis réalisé dans un délai d’un mois maximum.
Envoi dématérialisé
L’envoi dématérialisé d’images numérisées est gratuit jusqu’à 30 vues par demande et par mois.
Mise à disposition d’images numérisées
Les images numérisées consultables sur le site ad16test.arkotheque.fr sont téléchargeables et réutilisables gratuitement.
Toute demande particulière de mise à disposition d’images numérisées nécessitant l’intervention d’un ou plusieurs agents fera l’objet d’un devis réalisé dans un délai d’un mois maximum.
Le coût de l’opération sera calculé sur la base d’un tarif horaire de 28€, conformément à la délibération n°CP-207-07/33 prise par l’assemblée délibérante du Conseil départemental de la Charente le 10 juillet 2017.
Carte lecteur
Elle est gratuite. En cas de perte, une nouvelle carte vous sera remise gratuitement.
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Réutilisation des informations publiques
Les grands principes
La libre réutilisation des informations publiques est désormais affirmée dans la loi, à condition que « ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées » (article L. 322-1 du CRPA). Le réutilisateur s’engage également à respecter les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés lorsque les informations comportent des données à caractère personnel (article L. 322-2 du CRPA).
Depuis les dernières modifications législatives, toute réutilisation est, par défaut, gratuite (article L. 324-1 du CRPA). Cependant, les services culturels (archives, musées, bibliothèques) bénéficient d’une exception : ces administrations ont la possibilité de mettre en place des redevances pour les informations « issues des opérations de numérisation des fonds et des collections des bibliothèques, y compris des bibliothèques universitaires, des musées et des archives, et, le cas échéant, sur des informations qui y sont associées lorsque ces dernières sont commercialisées conjointement » (article L. 324-2 du CRPA).
Les licences.
Les administrations peuvent mettre en place des licences de réutilisation pour détailler les conditions de la réutilisation. Lorsqu’elles souhaitent mettre en place des redevances, ces licences sont obligatoires.
Les licences gratuites, qui sont facultatives, doivent être choisies dans une liste publiée par décret, ou bien faire l’objet d’une homologation a posteriori. Le décret n° 2017-638 du 27 avril 2017 relatif aux licences de réutilisation à titre gratuit des informations publiques et aux modalités de leur homologation actuellement en vigueur reconnaît uniquement deux licences : la licence ouverte d’Etalab (Pdf 215 Ko) et l’Open database licence (consulter la version en français Pdf 59 Ko).
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