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Faire une demande d’élimination d’archives publiques

Les archives publiques ne peuvent être éliminées sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (article L.212-2 du Code du patrimoine). La destruction non autorisée d’archives publiques constitue un délit (art. L.214-2 et 3). La délivrance des visas d’élimination est une fonction d’État, que le directeur des Archives départementales exerce par délégation du préfet.

L’obtention du visa concerne les archives, et non la documentation (Journal officiel, bulletins officiels de ministères ou de collectivités, périodiques et revues), qui peut être librement éliminée en fonction des besoins des services.

Les documents proposés à l’élimination doivent être sommairement mais précisément décrits dans un bordereau d’élimination (à télécharger ci-dessous). Celui-ci sera adressé en deux exemplaires originaux, signés du chef de service, aux Archives départementales. Après vérification, le directeur des Archives départementales appose son visa (assorti ou non de remarques complémentaires). Les documents ne peuvent être matériellement détruits avant obtention du visa d’élimination.

En cas de refus de visa pour tout ou partie des documents proposés à l’élimination, les documents concernés devront soit être conservés définitivement (et éventuellement versés aux Archives départementales), soit faire l’objet d’une nouvelle demande une fois leur durée d’utilité administrative expirée.

Le bordereau d’élimination visé doit être conservé indéfiniment au sein de votre service : il prouve que les archives ont été éliminées conformément à la règlementation et dégage ainsi votre responsabilité.

Comment remplir le bordereau ?

• Compléter la partie relative à l’identification du service, en développant les sigles éventuels.
• Décrire succinctement les documents proposés à l’élimination (colonnes « Nature et contenu des dossiers » et « Années »), en raisonnant par typologies (par exemple : dossiers de marché ; dossiers de subventions ; etc.). Développer également si besoin les sigles. Si les documents proposés à l’élimination sont des doubles, le préciser. Prendre soin d’indiquer systématiquement les dates extrêmes des différentes typologies (par exemple : dossiers de marché 1999-2002). 
• Indiquer une estimation de la quantité de documents concernés (métrage, quantité de boîtes d’archives ou volume de documents).

Exemples :

• Factures de fonctionnement (copies, originaux conservés au service des Finances) / 1995-2004 / 15 boîtes d’archives.
• Dossiers administratifs d’agents ayant cessé leurs fonctions / 1955-1975 / 30 cm.

Détruire les archives

Les archives publiques doivent être détruites de manière à rendre impossible leur récupération par des tiers et à garantir la confidentialité des informations qui y figurent. Il est donc exclu de recourir aux circuits usuels d’élimination des déchets. Les archives en attente de destruction doivent être stockées dans un environnement sécurisé pour éviter tout risque de soustraction de documents.

La destruction doit être faite par des sociétés spécialisées par incinération ou par déchiquetage fin, de manière à ce que les documents ne puissent être reconstitués. Il est conseillé de demander à l’entreprise retenue de fournir un certificat attestant que la destruction a été effectuée conformément à la demande.