Législation et réglementation applicables aux archives publiques
En tant qu’agent public (titulaire ou contractuel), salarié d’un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public ou encore officier ministériel, vous produisez tous les jours des archives publiques.
La bonne conservation des archives, un enjeu démocratique
Se distinguant de la documentation et des publications soumises au dépôt légal, les archives publiques sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires du Code du patrimoine, destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe aussi bien documents papier que données numériques et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création.
Comme le rappelle la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l’UNESCO, « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ». Parce qu'elles permettent à chaque citoyen d'exercer son droit « de demander compte à tout agent public de son administration » (Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, art. 15), elles doivent être conservées de façon raisonnée et étudiée.
Une organisation à mettre en place avec l’aide de l’administration des archives
Pour être efficace, la gouvernance de l'information doit être prise en compte à un haut niveau hiérarchique et très en amont, dès la création des données et des documents par les services. Elle nécessite la conception d'une stratégie d'archivage, la définition d'objectifs et l'allocation de moyens et de compétences appropriés. En effet, jusqu'à son éventuelle élimination ou versement dans le service public d'archives compétent, tout document ou donnée est placé sous la responsabilité unique du service qui l'a produit (Code du patrimoine, art. L212-4).
Tout producteur d’archives publiques peut faire aux Archives départementales. Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat portant notamment sur « les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination des archives » (Code du patrimoine, art.R212-3), elles peuvent vous aider à :
- Evaluer votre production documentaire : expertise du cycle de vie et du sort final des données et documents produits ; analyse des procédures de travail ; rédaction de tableaux de gestion ; évaluation des espaces de stockage.
- Vous conseiller dans la gestion quotidienne de vos documents : définition de plans de classement, d’arborescences, de règles de nommage.
- Sélectionner les archives présentant un intérêt patrimonial : aide à la préparation de versements, instruction des bordereaux d’élimination et de versement.
- Vous sensibiliser à la conservation de vos archives : conception et animation de formations sur-mesure et gratuites.